Informativa sul trattamento dei dati personali: Fornitori

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La presente informativa è resa nel rispetto degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (di seguito “GDPR”) ai soggetti interessati dal trattamento dei propri dati personali sotteso al rapporto di fornitura e/o collaborazione in essere con gli stessi.

Nel presente documento Le sono illustrate le finalità e le modalità con cui i Suoi dati personali sono trattati, quali dati personali sono oggetto di trattamento, quali sono i diritti dei soggetti interessati e come tali diritti possono essere esercitati.

Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati

Ai sensi dell’art. 4 del GDPR, il titolare del trattamento dei Suoi dati personali di cui alla presente informativa è la Società del Gruppo Engineering con la quale Lei o la Sua azienda intrattiene il rapporto contrattuale di fornitura e/o collaborazione (“Titolare”). I dati societari e di contatto di ciascuna azienda del Gruppo Engineering sono indicati nell’Allegato 1 in calce a questo documento.

Il Titolare ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer o “DPO”), raggiungibile al seguente indirizzo di posta elettronica: dpo.privacy@eng.it.

Il Responsabile per la protezione dei dati personali (di seguito, “DPO”) è raggiungibile all’indirizzo dpo.privacy@eng.it.

Categorie di dati personali trattati

Il Titolare raccoglierà e tratterà dati personali di natura comune direttamente riferiti al fornitore oppure ai soggetti interessati nella struttura dello stesso, quali collaboratori, dipendenti e/o referenti del fornitore.

I dati raccolti e trattati sono dati anagrafici (nome e cognome), di contatto (numero di telefono, indirizzo di posta elettronica) e finanziari degli interessati in qualità di referenti nei rapporti commerciali intrattenuti in esecuzione dei rapporti di fornitura e/o di collaborazione, esclusivamente nella misura in cui tali dati siano necessaria alla corretta conduzione di detto rapporto.

Nel caso di fornitura ed erogazione di servizi nell’ambito di contratti pubblici, in adempimento di quanto previsto dalle vigenti normative in materia di appalti e ai fini dell’accertamento dei requisiti di onorabilità, requisiti soggettivi e presupposti interdittivi, saranno altresì raccolti e trattati dati giudiziari (es. certificato del casellario giudiziale, certificato carichi pendenti, ecc.).

Finalità del trattamento e basi giuridiche

Il Titolare tratterà i Suoi dati per l’esecuzione dei contratti di fornitura, per la gestione interna dei fornitori e controllo della loro qualità, nonché ai fini dell’adempimento degli obblighi di legge gravanti sul Titolare.

In particolare, i Suoi dati personali saranno trattati:

ai fini dell’esecuzione del contratto di cui l’interessato è parte o dell’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso [ 6, par. 1, lett. b) del GDPR];
ai fini dell’esecuzione di attività di due diligence, preliminari all’instaurazione di un rapporto con il Titolare e/o all’inserimento, aggiornamento o monitoraggio dell’anagrafica del fornitore, sia ai fini dell’esecuzione di misure precontrattuali [ 6, par. 1, lett. b) del GDPR], sia ai fini dell’adempimento di obblighi di legge gravanti sul Titolare (es. contabili e fiscali, in materia di antiriciclaggio, di appalti, di sicurezza e salute sui luoghi di lavoro, ai fini dell’accertamento dei requisiti di onorabilità, nonché relativi a Modello 231 e Codice Etico del Titolare) [art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR];
per la gestione interna dei fornitori, il miglioramento e la valorizzazione della sostenibilità e della value chain, nonché per il controllo della loro qualità e delle prestazioni effettuate, quindi nel perseguimento del legittimo interesse del Titolare di controllare l’adempimento degli obblighi intrapresi, l’adeguatezza del fornitore e il suo impegno verso i più recenti standard di business e di sviluppo sostenibile, così come di conoscere le relazioni strette dei fornitori al fine di prevenire conflitti d’interesse e usi non etici della posizione lavorativa per vantaggi personali, con l’obiettivo di rispettare procedure interne e Codice Etico [ 6, par. 1, lett. f) del GDPR];
per finalità di comunicazione e gestione degli eventi ideati e/o proposti dal Titolare (es. invio delle comunicazioni relative agli eventi, pubblicazione di informazioni), nel perseguimento del legittimo interesse del Titolare a garantire una efficace gestione degli eventi che hanno come obiettivo l’engagement della supply chain del Titolare su temi di vario interesse (e.g., sociale) [ 6, par. 1, lett. f) del GDPR];
per accertare, eseguire controlli sulla sicurezza dei dati e della Rete e per prevenire e contrastare possibili reati informatici, quindi nel perseguimento del legittimo interesse del Titolare a mantenere la protezione dei sistemi informatici interni e applicare adeguate misure di sicurezza, nonché far valere, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria [ 6, par. 1, lett. f) del GDPR];
per effettuare ricerche di mercato, analisi statistiche e servizi correlati, quindi nel perseguimento del legittimo interesse di Titolare a garantirsi la possibilità di condurre e migliorare il proprio business [ 6, par. 1, lett. f) del GDPR].

Il conferimento dei Suoi dati personali per le finalità suindicate è facoltativo, ma in difetto il Titolare sarà impossibilitato, in tutto o in parte, a instaurare rapporti commerciali con il fornitore e/o dare esecuzione al relativo contratto.

Incaricati e destinatari dei dati

Il Titolare condividerà i Suoi dati personali con i propri dipendenti e collaboratori appositamente individuati e istruiti mediante atto scritto ai sensi dell’art. 29 del GDPR (“Incaricati”), i quali li tratteranno, sotto l’autorità del Titolare, esclusivamente ai fini dell’espletamento delle rispettive mansioni lavorative.

I Suoi dati personali potranno inoltre essere condivisi con soggetti terzi, nominati responsabili del trattamento dal Titolare con atto scritto ai sensi dell’art. 28 del GDPR, oppure, ove previsto dalla legge applicabile, in qualità di autonomi titolari del trattamento.

Con riferimento a tali categorie di terzi destinatari, si specifica che i Suoi dati potranno essere condivisi con autorità pubbliche qualora ciò sia obbligatorio in ottemperanza a disposizioni di legge o a ordini delle competenti autorità.

Trasferimento dei dati al di fuori dell’UE

Nel perseguimento delle finalità suindicate, alcuni dei Suoi dati personali potranno essere condivisi con destinatari situati al di fuori dell’Unione Europea / Spazio Economico Europeo. In tali circostanze, il Titolare assicura che il trasferimento di tali dati avviene nel rispetto delle disposizioni di cui al Capo V del GDPR (Trasferimenti di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali), quindi in base a una decisione di adeguatezza della Commissione europea ex art. 45 GDPR o, in mancanza, con l’adozione delle adeguate garanzie di cui all’art. 46 del GDPR, come le Clausole Contrattuali Tipo nell’ultima versione pubblicata dalla Commissione europea.

Periodo di conservazione dei dati

I Suoi dati personali saranno conservati, con logiche strettamente connesse alla sicurezza degli stessi e alla resilienza dei sistemi utilizzati per il loro trattamento, per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti. In particolare, la conservazione e il trattamento dei Suoi dati avverranno in piena conformità con i princìpi di minimizzazione dei dati e di limitazione della conservazione ai sensi dell’art. 5 del GDPR.

Inoltre, il Titolare potrà conservare i Suoi dati personali per un periodo ulteriore al fine di adempiere agli obblighi contrattuali e di legge allo stesso applicabili e, ove necessario, per far valere, esercitare o difendere un proprio diritto in sede giudiziale e stragiudiziale, in ogni caso per il tempo massimo consentito dalla legge pro tempore vigente.

Diritti degli interessati

Ai sensi della normativa vigente, Lei ha i diritti che seguono.

Accesso: ha il diritto di accedere in qualunque momento ai dati che La riguardano nella disponibilità del Titolare, nonché a ogni informazione utile circa il trattamento svolto da quest’ultimo;
Rettifica: ha il diritto di ottenere la rettifica e/o la correzione dei dati inesatti che La riguardano nella disponibilità del Titolare;
Cancellazione: al ricorrere di particolari motivi, ha il diritto di chiedere e ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei Suoi dati nella disponibilità del Titolare;
Limitazione: al ricorrere di particolari ipotesi, ha il diritto a che il trattamento dei Suoi dati sia limitato;
Portabilità: in caso di trattamento automatizzato di dati basato sul Suo consenso o sull’adempimento di un contratto, Lei ha il diritto di ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i Suoi dati personali forniti al Titolare, nonché il diritto di trasmettere tali dati ad altro titolare del trattamento senza impedimenti;
Opposizione: ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento dei Suoi dati personali basato sul perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento, salvo che il Titolare dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti che prevalgono sui Suoi interessi, diritti e libertà;
Processo decisionale automatizzato: ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su di un trattamento automatizzato dei Suoi dati, compresa la profilazione, laddove tale decisione incida in modo significativo sulla Sua persona.

Può esercitare i suoi diritti, con le modalità di cui all’art. 12 del GDPR ed entro le limitazioni di cui all’art. 23 del GDPR, scrivendo ai contatti del Titolare riportati nella presente informativa o all’indirizzo del DPO: dpo.privacy@eng.it.

Informativa sul trattamento dei dati personali: Fornitori

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